La Oficina de Administración de los Tribunales nos ha confirmado el proyecto de la modernización de la Oficina de Inspección de Notarías, mediante la implantación de registros electrónicos que mejoren la calidad de los servicios prestados, faciliten las gestiones y el acceso tanto a los Notarios como a los ciudadanos.

Firma electrónica de los notarios:

Se han iniciado los trámites para la creación de una base unificada que contenga toda la información relacionada con todos los abogados del país, y en particular, de los notarios, que se conocerá como UNIRED.   Una vez se complete este trámite, se considerará una firma electrónica de un notario, que haya sido debidamente registrada y autorizada, como la única necesaria para realizar todos los trámites.  El proyecto contempla que con posterioridad, se utilizará este registro de firmas para todos los abogados, y se utilizará para las radicaciones de documentos y otros trámites ante los tribunales.

Registros electrónicos:   

Se implantarán métodos electrónicos para tramitar todo lo relacionado al “Registro General de Competencias Notariales” que incluye cuatro áreas: 

1.  Índices Notariales (notificaciones mensuales de los testimonios y escrituras),

2.  Registro de Testamentos,

3.  Registro de Poderes, y

 4. Registro de la Ley de Asuntos

no Contenciosos ante Notario.

      Registro electrónico de Testimonios: 

 El nuevo proceso eliminará el registro manuscrito y el informe anual de actividad notarial, ya que toda la información necesaria se estaría recopilando mediante presentaciones por la vía electrónica.   Si bien se mantendrá el requisito de la presentación mensual del índice, esta obligación se cumpliría mediante el envío de la información en la forma en que se disponga por ODIN.  

·        Registro de Testamentos y Registro de Poderes:  

Se establecerá un método electrónico para la notificación por el notario del otor-gamiento de los Testamentos así como de los Poderes.  Igualmente, se establecerá un método electrónico para que la oficina de ODIN notifique la “certificación”  de que un determinado poder o testamento existe debidamente inscrito en los respectivos registros. 

.     Asuntos no contenciosos ante notario:  

Se establecerán los métodos electrónicos para realizar las notificaciones a ODIN que se requieren con relación a los trámites de los asuntos no contenciosos ante notario.  De esta forma, una vez se establezca este Registro, se podrá iniciar el uso y aplicación de la Ley #282 de 21 de agosto de 1999.  Bajo esta Ley se permite que se tramiten ante notario siete (7) asuntos no contenciosos que hasta entonces solamente podían tramitarse ante los Tribunales de Justicia.  Entre éstos se encuentra:

a.   la DECLARATORIA DE HEREDEROS,

b. la ADVERACION Y PROTOCOLIZA-CIÓN DE TESTAMENTO OLÓGRAFO,

c. la ACEPTACION DEL CARGO DE ALBACEA,

d.  parte de la tramitación de AUSENCIA SIMPLE,

e. los trámites para PERPETUAR HECHOS,

f.  el CAMBIO DE NOMBRE O APELLIDO, y

g. la RECTIFICACIÓN DE ERRORES EN REGISTROS PÚBLICOS.

Mecanismo electrónico de pago:

Se creará un sistema que permitirá el pago por la vía electrónica de todos los cargos relacionados con cualquiera de los trámites ante los registros de competencias notariales antes indicados.  Una vez el notario haya establecido su cuenta, este método hará innecesaria la compra y cancelación de sellos relacionados con los testimonios y otros cargos relacionados con la presentación de documentos ante ODIN, así como para obtener las certificaciones.   

La Asociación de Notarios de Puerto Rico participará activamente en los trámites notariales, mediante la utilización de sistemas electrónicos.  Igualmente, relacionados con la implantación de sistemas que permitan agilizar y facilitar los estará atento a las necesidades de los notarios, de modo que pueda darse un adecuado proceso de transición de los métodos antiguos hacia los nuevos sistemas electrónicos.